Politique de confidentialité et déclaration de protection des données

1 Principes de confidentialité

La présente déclaration de protection s’adresse à vous en tant qu’individu dans votre fonction d’employeur, de recruteur ou de demandeur d’emploi.

Quand vous nous faites parvenir vos données personnelles, vous nous donnez la permission d’utiliser ces informations dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution des rapports contractuels qui nous lient, ainsi que lors de l’utilisation de nos sites internet. OPTO HR traitera ces informations de manière confidentielle et ne les communiquera à des tiers qu’aux fins prévues.

Avec cette politique de confidentialité, nous souhaitons donner les informations nécessaires aux utilisateurs de nos sites internet, aux candidats et à nos collaborateurs sur la protection des données au sein d’OPTO HR. Il va de soi que nous respectons les dispositions légales de la Loi fédérale sur la protection des données du 25 septembre 2020 (LPD ; RS 235.1), du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données ; RGPD) et les autres dispositions légales applicables.

La présente politique renseigne à quelles fins et de quelle manière nous traitons des données personnelles, qui a accès à ces données et à qui sont transmises celles-ci. Nous vous informerons également sur vos droits en matière de données personnelles.

L’établissement responsable au sens de la LPD est le siège principal d’OPTO HR (avec laquelle vous êtes ou non lié contractuellement). Vos données personnelles sont centralisées au sein d’OPTO HR, Klostermatt 4, CH-6330 Cham, qui s’engage à respecter la présente politique.

2 Quelles données récoltons-nous ?

Nous enregistrons vos informations de contact (nom, adresse postale, adresse électronique et numéros de téléphone).

En tant qu’utilisateur des sites internet d’OPTO HR ou applications de nos fournisseurs, nous enregistrons des informations concernant votre utilisation (adresse IP, date et heure, service demandé, etc.). Si vous avez un compte personnel, nous enregistrons les informations nécessaires à cet effet, telles que le login et le mot de passe.

Nous enregistrons également les informations nécessaires, et généralement contenues dans un CV, lorsque cela est nécessaire à la création d’un compte ou à la réalisation du processus de candidature. Ces informations sont notamment les suivantes :

Pour les employeurs et clients professionnels

Vos coordonnées professionnelles, telles que votre nom, votre titre, votre adresse e-mail professionnelle, votre numéro de téléphone professionnel, votre rôle professionnel, votre nom d’entreprise et votre numéro de client

Pour les candidats qui s’inscrivent et déposent leur dossier

Votre date de naissance, genre, nationalité et permis d’établissement, vos qualifications professionnelles figurant sur votre CV et que vous nous avez transmises, utiles à un éventuel poste, votre photo, des extraits du casier judiciaire et du registre des poursuites

Pour les collaborateurs qui effectuent ou ont effectué une mission

Vos coordonnées bancaires, votre numéro AVS et les informations se trouvant sur une pièce d’identité, les informations contractuelles, salariales, fiscales ou autres, nécessaires au traitement de votre contrat et nous permettant de remplir nos obligations en tant qu’ employeur (heures travaillées, vacances, déclaration maladie, accident, etc…), les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence.

Le traitement des données s’applique également aux données sensibles au sens de l’art. 3c de la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) ou à des catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l’art. 9 du RGPD. Constituent des données sensibles, notamment les opinions politiques, les croyances religieuses, la santé physique ou mentale ou une photo montrant l’origine ethnique. Si vous fournissez de telles informations dans vos documents de candidature, vous acceptez expressément que nous puissions stocker, traiter et transmettre ces informations, en toute confidentialité dans un strict but professionnel.

3 Que faisons-nous de ces informations ?

Nous exécutons tous nos traitements conformément aux bases légales qui nous sont imposées et correspondant à l’une des catégories suivantes :

1. votre consentement par le biais d’un document signé (consentement, fiche d’inscription, contrat de mission, contrat cadre, un échange de courriel)
2. la conformité à une exigence légale, réglementaire ou contractuelle (comme de garantir le traitement de vos salaires ou des cotisations sociales)
3. nos intérêts légitimes, décrits dans la section suivante

Nous utilisons vos données personnelles afin de :

1. gérer nos contrats avec vous,
2. le traitement et le paiement d’avance ou de salaire
3. gérer nos relations client-fournisseur lorsque nous proposons votre dossier
4. selon par exemple vous envoyer du matériel promotionnel, mailings, des newsletters, ou des alertes par rapport à des postes ouverts
5. effectuer des actions de marketing directes, telles que des promotions, des offres, des sondages, des concours, des newsletters, des études de marché, des enquêtes de satisfaction ou des événements spéciaux
6. créer et gérer vos comptes sur nos sites et applications
7. nous protéger contre la fraude et d’autres activités illégales, en cherchant à les identifier, et à les prévenir, ainsi qu’en cas de poursuites ou d’autres réclamations
8. exploiter, évaluer et améliorer nos activités (y compris l’analyse, l’optimisation et le développement de nos services ; la gestion de nos communications ; l’analyse des données ; et l’accomplissement de fonctions internes telles que la comptabilité, etc.)
9. répondre à vos différentes demandes et/ou réclamations
10. nous conformer aux exigences légales en vigueur, aux normes usuelles de l’industrie, à nos obligations contractuelles et à nos politiques internes.

Outre les activités citées ci-dessus, si vous êtes un candidat, et que vous avez un compte sur nos sites ou que vous avez postulé par le biais de l’un de nos sites, nous utilisons aussi vos données personnelles, toujours de manière confidentielle, pour :

1. évaluer votre aptitude et vos qualifications en tant que candidat à un éventuel poste
2. vous offrir des possibilités d’emploi et du travail
3. vous fournir des services RH, y compris des programmes d’avantages sociaux, la mise en mission, la paie, la gestion de la performance et les mesures disciplinaires
4. vous fournir des services additionnels, comme de la formation, l’orientation professionnelle et des services de transition de carrière, avec l’aide de nos différentes sociétés
5. effectuer des analyses statistiques de données, telles que l’analyse de notre base de candidats et de travailleurs temporaires ; l’évaluation du rendement et des capacités individuelles, y compris la notation des compétences liées au travail ; l’identification des pénuries de compétences ; le rapprochement entre les personnes et les opportunités potentielles d’emploi, et l’analyse des « données du pipeline » (tendances concernant les pratiques d’embauche).

Nous pouvons aussi utiliser vos informations pour d’autres buts, pour autant que nous vous en informions de manière spécifique, au plus tard au moment de l’enregistrement de ces informations. Votre consentement concernant une telle utilisation sera toujours demandé.

4 Quels sont nos intérêts légitimes ?

Les intérêts légitimes d’OPTO HR au traitement de vos données personnelles sont notamment les suivants :

1. l’analyse, l’optimisation, le développement ou, de manière générale, la modification de nos services;
2. la meilleure compréhension des interactions de nos visiteurs avec nos sites web ;
3. les fins de marketing direct, ainsi que la mesure de l’efficience de campagnes de promotion et de publicité
4. l’envoi de communications postales que nous jugeons être d’intérêt pour vous,
5. l’identification et la prévention des fraudes ;
6. l’amélioration de la sécurité de notre réseau et de nos systèmes d’information ;

Chaque fois que nous traitons des données à ces fins, nous veillons soigneusement à ce que vos droits soient pris en compte et respectés. Votre avez un droit de révocation à tout moment.

5 Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous conservons vos données personnelles dans nos systèmes aussi longtemps que nécessaire pour nos traitements et pour remplir nos obligations légales.

6  Que partageons-nous ?

Nous ne divulguons pas les données personnelles que nous recueillons à votre sujet, sauf dans les cas décrits dans la présente politique de confidentialité et déclaration de protection des données ou dans des clauses spécifiques fournies dans le cadre d’activités précises, avec votre consentement.

Afin de garantir la bonne gestion de nos services, vos données personnelles peuvent être partagées avec des sociétés clientes d’OPTO HR ou des consultants en placement de personnel.

En outre, nous pouvons partager vos données personnelles avec nos fournisseurs, qui effectuent des services en notre nom et uniquement sur la base de nos consignes. Nos fournisseurs sont tenus contractuellement à la confidentialité et au respect des dispositions juridiques en matière de protection des données. En outre, nous n’autorisons pas ces fournisseurs à utiliser ou à divulguer vos données personnelles, sauf pour fournir lesdits services en notre nom ou pour se conformer aux exigences légales. Il se peut que nous transmettions des données personnelles à des fournisseurs dont le siège se situe hors de Suisse ou hors d’un état membre de l’UE et qui ne présentent donc pas le niveau de sécurité standard de l’UE. Dans ce cas, OPTO HR prend les mesures de précaution nécessaires pour que chaque entreprise dont le siège n’est pas situé au sein de l’UE et qui traite vos données personnelles garantisse une protection adéquate pour le traitement des données transmises. OPTO HR vous communiquera le nom de l’Etat auquel les données ont été transmises ainsi que les garanties d’un niveau de protection approprié. Il est possible que les fournisseurs concernés fassent à leur tour appel à des sociétés sous-traitantes pour assurer leurs services. Si la société sous-traitante en question traite vos données personnelles en Suisse, dans l’espace économique européen ou dans un des pays hors de l’espace européen qui dispose d’une législation assurant un niveau de protection adéquat au sens de l’art. 16 al. 1 LPD, nous autoriserons un tel traitement. Si la société sous-traitante en question doit traiter vos données personnelles dans un pays hors de l’espace européen qui ne dispose pas d’une législation assurant un niveau de protection équivalent à la Suisse, nous autoriserons un tel traitement à condition que cette société présente des garanties spécifiques. Dans ces deux hypothèses, vous consentez expressément à une telle transmission afin de pouvoir assurer le bon fonctionnement de nos services. Bien entendu, vous pouvez notamment révoquer votre accord et demander l’effacement de vos données en tout temps, étant précisé qu’une telle révocation mettra également fin aux prestations proposées par OPTO HR ainsi qu’aux relations contractuelles sous-jacentes.

Enfin, nous pouvons divulguer des données personnelles vous concernant (1) si la loi ou une procédure judiciaire nous y oblige ; (2) aux autorités chargées de l’application de la loi ou sur la base d’une demande légale de divulgation ; et (3) lorsque nous pensons que la divulgation est appropriée pour prévenir des lésions corporelles, des dégâts ou des pertes financières, ou dans le cadre d’une enquête sur des activités présumées illégales ou frauduleuses.

7 Vos droits

Conformément au droit applicable et dans la mesure où celui-ci le prévoit, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de vos données à caractère personnel, d’un droit à la limitation du traitement ou d’un droit d’opposition à notre traitement des données, en particulier à des fins de marketing direct, pour le profilage effectué à des fins de marketing direct et pour d’autres intérêts légitimes liés au traitement, ainsi que d’un droit de recevoir certaines données à caractère personnel pour les transmettre à un autre responsable du traitement (portabilité des données).

Veuillez toutefois noter que nous nous réservons le droit d’appliquer des restrictions légales, par exemple si nous sommes obligés de conserver ou de traiter certaines données, si nous avons un intérêt supérieur (dans la mesure où nous pouvons invoquer de tels intérêts) ou si nous avons besoin des données pour faire valoir des droits. Si l’exercice de certains droits entraîne des frais pour vous, nous vous en informerons à l’avance.

Si vous nous avez donné votre consentement pour traiter vos données à caractère personnel à certaines fins, nous traiterons vos données à caractère personnel dans le cadre de ce consentement et sur la base de celui-ci, à moins que nous ne disposions d’une autre base juridique, pour autant que nous en ayons besoin. Le consentement donné peut être retiré à tout moment, mais cela n’affecte pas les données traitées avant le retrait.

Pour faire valoir ces droits, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : OPTO HR, Klostermatt 4, CH-6330 Cham, ou via l’adresse électronique « dataprotection@opto-hr.com ».

8 Mises à jour de notre clause de confidentialité

Cette clause de confidentialité peut être mise à jour à tout moment, afin de diffuser les changements de nos pratiques de confidentialité ou du cadre juridique.

Cham, juin 2024